Il Milleproroghe 2026 (articolo 4, co. 11, D.L. 200/2025) è nuovamente intervenuto sulle particolari disposizioni relative alle modalità di svolgimento delle assemblee di società ed enti introdotte dall’articolo 106 del D.L. 17 marzo 2020 n. 18 (G.U. 17.3.2020 n. 70).
Tra le altre proroghe disposte in relazione alla tenuta delle assemblee ed alla modalità di espressione del voto, è previsto che le assemblee che si terranno entro il prossimo 30 settembre, in deroga alle disposizioni codicistiche ed all’assenza di apposite previsioni statutarie, per le assemblee ordinarie e straordinarie, qualora indicato nell’avviso di convocazione:
l’espressione del diritto di voto in modalità elettronica o per corrispondenza;
l’intervento alle riunioni anche mediante mezzi di telecomunicazione che garantiscano l’identificazione dei partecipanti, la loro partecipazione e l’esercizio del diritto di voto, prescindendo dalla contemporanea presenza fisica nello stesso luogo del presidente, del segretario e, nel caso di straordinarietà del consesso, del notaio.
In relazione alle modalità di tenuta delle assemblee va evidenziato l’orientamento del Consiglio Notarile di Milano espresso con la massima n. 216.
I Notai milanesi, in riferimento alle società per azioni affermano che, cessato il citato regime emergenziale, la legittimità dell'intervento dei soci mediante mezzi di telecomunicazione è subordinata a una clausola statutaria che lo preveda espressamente, quand'anche in via del tutto generica.
Si può aggiungere, a tal proposito, che la disposizione deve intendersi riferita all'intervento in senso stretto, ossia la partecipazione dei soci al fine di discutere e votare le materie poste all'ordine del giorno. Ciò non dovrebbe precludere, anche in mancanza di apposita clausola statutaria, che altri soggetti che assistono all'assemblea - quali gli amministratori e i sindaci - possano farlo mediante mezzi di telecomunicazione, proprio per la diversa natura della loro partecipazione, che non si sostanzia nell'esercizio del diritto di intervento e di voto dei soci, fattispecie alla quale evidentemente si riferisce il dettato dell'art. 2370 c.c.
Il limite all'utilizzo di mezzi di telecomunicazione per l'intervento in assemblea, eventualmente derivante dall'assenza della richiamata apposita clausola statutaria, viene meno qualora si tratti di assemblea totalitaria, vale a dire nel caso in cui sia rappresentato l'intero capitale sociale e partecipi all'assemblea la maggioranza dei componenti degli organi amministrativi e di controllo (art. 2366, comma 4, c.c.).
In tale situazione, prescindendo dalla circostanza che dei mezzi di telecomunicazione si avvalgano tutti i soci e tutti i componenti degli organi di amministrazione e controllo, piuttosto che solo una parte di essi, ciò che conta è la circostanza che tutti i partecipanti acconsentono, per il solo fatto di partecipare all'assemblea, a che tutti o alcuni dei partecipanti non siano fisicamente presenti in un medesimo luogo fisico, bensì siano collegati con i predetti mezzi di telecomunicazione.
In tema di srl, invece, le assemblee telematiche sono la regola, nel senso che la possibilità di tenerle in tal modo prescinde dalla presenza di una specifica clausola statutaria. Il Notariato milanese ritiene che le assemblee virtuali possano considerarsi fisiologiche nello stesso regime legale delle società a responsabilità limitata, senza che occorra necessariamente una clausola statutaria, come, invece, normativamente richiesto per le spa. Ciò in quanto per le società è responsabilità limitata non si rinviene una norma analoga a quanto disposto nel comma 4, dell’articolo 2370 c.c., pertanto, nel silenzio della legge, l’assemblea telematica anche in mancanza di apposita disposizione dello statuto, purché non espressamente vietato.
Occorre evidenziare che, sia per le spa, che per le srl, l'utilizzo dei mezzi di telecomunicazione per l'intervento dei soci, salvo specifiche diverse regole dettate dallo statuto, è soggetto alle disposizioni stabilite di volta in volta dall'avviso di convocazione, che può indicare limiti, condizioni e modalità di intervento dei soci con mezzi diversi dalla partecipazione fisica nel luogo indicato nell'avviso stesso (con facoltà beninteso di fornire le specifiche tecniche dell'eventuale collegamento anche in momenti successivi, prima della riunione).
Come già affermato nella massima n. 187 dell’11 marzo 2020, la n. 216, per il caso di assemblea convocata con indicazione di un luogo fisico di svolgimento della riunione, individuando nel solo segretario o notaio il soggetto la cui presenza fisica nel luogo di convocazione sia da ritenere necessaria e sufficiente.
La presenza sia del presidente che del segretario, quindi, non può essere ritenuta necessaria poiché, oltre a mancare una norma che espressamente lo imponga, a parere della dottrina richiamata, non si ravvisano ostacoli a che la funzione di direzione dei lavori assembleari da parte del presidente sia adeguatamente svolta "a distanza", mediante i mezzi di telecomunicazione consentiti dallo statuto, senza la presenza fisica del presidente nel luogo di convocazione.
Lo stesso non sembra potersi dire, invece, per lo svolgimento della funzione di verbalizzazione, tanto nei casi di verbalizzazione in forma di scrittura privata quanto nei casi di verbalizzazione in forma di atto pubblico ad opera di un notaio. A ben vedere, infatti, la verbalizzazione di un'assemblea convocata in un determinato luogo consiste nella descrizione dei fatti che sono accaduti (anzitutto) nel luogo fisico di svolgimento dell'assemblea, o che comunque potrebbero accadere in detto luogo, anche dopo l'inizio dei lavori assembleari (si pensi al caso di un cui uno o più partecipanti giungano in ritardo nel luogo di convocazione).
Ne consegue che, mentre nulla osta ad ammettere l'assenza fisica del presidente nel luogo di convocazione, potendo egli valutare di essere in grado di dirigere i lavori assembleari anche mediante mezzi di telecomunicazione, a seconda delle circostanze fattuali del caso concreto, non sembra che il regolare svolgimento del procedimento assembleare possa fare a meno della presenza fisica del segretario o del notaio nel luogo di convocazione.
Infine, va ponderata l’applicazione della massima in parola anche alle srl semplificate. Per tali società lo statuto è quello di cui al D.M. n. 138 del 23 luglio 2012 emanato dal Ministero della Giustizia, di concerto con il MEF e l’allora MISE. Ivi non è contenuta la previsione delle assemblee in modalità telematica.
L’ultimo comma dell’articolo 2463-bis contiene una disposizione di rimando alla disciplina generale delle società a responsabilità limitata. È, infatti, previsto che, salve le previsioni specifiche della relativa normativa, alle srls si applicano le disposizioni previste per le srl ordinarie. Sulla base delle indicazioni della massima in commento, pertanto, potrebbe ritenersi che anche per le srl semplificate, l’assemblea telematica possa essere la regola.
Giovanni Riccio - Fiscalfocus