Obbligo di pagamento tracciato a partire dall’esercizio 2025, per la deduzione delle spese di trasferta e per quelle di rappresentanza. Lo prevede l’articolo 10 del Ddl di bilancio 2025 per tutte le spese di vitto e di alloggio nonché per quelle di viaggio e trasporto con autoservizi pubblici non di linea. La stretta sulle deduzioni riguarderà sia l’Ires che l’Irap. I movimenti finanziari tracciati saranno, inoltre, necessari per escludere la tassazione dei rimborsi spese di vitto e alloggio, nonché di trasporto con autoservizi non di linea (taxi e Ncc), ai fini del reddito di lavoro dipendente. Si introduce infine l’obbligo, per la pubblica amministrazione, quando effettua pagamenti a dipendenti per importi superiori a 2.500 euro, di verificare se il beneficiario ha cartelle di pagamento insolute.
Rimborsi spese sotto la lente del fisco
Nell’area dei rimborsi spese per trasferte (vitto, viaggio e alloggio) sono talvolta presenti, in particolare nelle imprese di minori dimensioni e nei piccoli professionisti, fenomeni di vera e propria evasione fiscale e contributiva che si attuano mediante il “rigonfiamento” delle spese che il dipendente o l’amministratore dichiara di aver sostenuto e che gli vengono rimborsate; operazione che è consentita solo laddove il dipendente documenti la spesa con semplici ricevute pagate per contanti.
La stretta introdotta dal disegno di legge di Bilancio approvato dal Governo è finalizzata ad azzerare o quanto meno ridurre questi fenomeni attraverso la modifica di quattro disposizioni del testo unico, tutte con decorrenza dal periodo di imposta successivo a quello in corso al 31 dicembre 2024.
Comune alle quattro modifiche è la nuova condizione di tracciabilità dei pagamenti per ottenere la rilevanza fiscale del costo rimborsato per l’impresa o il professionista, da un lato, e la non imponibilità del rimborso per il percettore, dall’altro.
In primo luogo, con una modifica all’articolo 51 comma 5 del Tuir, si stabilisce che l’esenzione dalla formazione del reddito dei lavoratori dipendenti (come pure degli amministratori e dei co.co.co stante il richiamo contenuto nell’articolo 52) dei rimborsi per spese di vitto e alloggio (spese riferite a trasferte fuori dal territorio comunale) e per trasporto effettuato con autoservizi pubblici non di linea (cioè, come chiarisce la relazione, con taxi e Ncc), previsti dal citato comma 5, si applicano solo se le spese di cui si chiede il rimborso sono pagate, a monte (cioè dal dipendente o dall’amministratore), con versamenti bancari e postali o con altri mezzi di pagamento tracciati ai sensi dell’articolo 23 del Dlgs 241/1997 (carte di credito, di debito o prepagate e assegni bancari o circolari). La norma non prevede con che modalità il dipendente il co.co.co dovrà dimostrare, all’atto della presentazione della nota spese, l’avvenuto utilizzo dei mezzi di pagamento richiesti dalla legge. Certo è che le imprese devono rapidamente introdurre (se già non l’hanno fatto come accade generalmente nelle società di maggiori dimensioni) procedure aziendali che impongano ai dipendenti l’utilizzo di questi mezzi di pagamento (in particolare le carte di credito) anche per piccole spese come quelle dei taxi.
Deducibilità condizionata
La seconda modifica riguarda il reddito dei lavoratori autonomi (artisti e professionisti) e si sostanzia nella introduzione di un nuovo comma 6-ter nell’articolo 54 del Tuir. Si prevede che (fermi restando i limiti di deducibilità previsti dai commi 5 e 6, e dunque in particolare il 75% per alberghi e ristoranti, nel tetto massimo del 2% dei corrispettivi percepiti) le spese per prestazioni alberghiere o per somministrazione pasti, come pure quelle per trasporti a mezzo taxi e Ncc, che vengono addebitate analiticamente al cliente, nonché quelle rimborsate per trasferte svolte da dipendenti o lavoratori autonomi, sono deducibili solo se pagate con i richiamati mezzi tracciabili.
L’intervento più rilevante è il terzo che copre tutti i rimborsi spese di trasferta effettuati dalle imprese a propri dipendenti, co.co.co. o amministratori che sono regolati dall’articolo 95 comma 3 del Tuir (e soggetti già oggi, e così pure in futuro, ai limiti indicati nella scheda in calce).
Le spese di vitto e alloggio e i rimborsi analitici di spese di trasporto effettuati con taxi e Ncc diventeranno deducibili solo se pagate con mezzi tracciabili e ciò, si badi bene, sia se il costo è sostenuto direttamente dall’impresa in presenza di fattura ad essa intestata (come peraltro generalmente avviene già oggi, visto che mal si concilia una fattura elettronica con un pagamento per contanti), sia se il costo è sostenuto dal dipendente e successivamente rimborsato dietro presentazione della nota spese con allegati i giustificativi. La relazione ministeriale indica che l’oggetto principale dell’intervento sono i pagamenti a taxisti e simili, dato che per alberghi e ristoranti la fattura elettronica evita già oggi fenomeni evasivi. In realtà, anche in questi ultimi casi il dipendente potrebbe documentare la spesa di cui chiede il rimborso (in particolare per i ristoranti) con semplici ricevute non intestate e pagate per contanti. Non sarà più così dal 2025, pena l’indeducibilità integrale del costo (oltre alla tassazione del reddito sul dipendente).
Spese di rappresentanza
L’ultimo intervento riguarda le spese di rappresentanza e, dunque, gli omaggi di valore unitario superiore a 50 euro e, in generale tutte le spese di ospitalità, intrattenimento e simili che rientrano nella definizione prevista dal Dm 19/11/2008. Anche in questo caso la deduzione (nel tetto parametrato ai ricavi previsto dal Dm sopra ricordato) sarà condizionata al pagamento della spesa con mezzi tracciabili. La stretta per le spese di rappresentanza finirà per colpire soprattutto fenomeni evasivi che si riscontrano, ad esempio, in talune prestazioni collaterali agli eventi, dato che per alberghi e ristoranti in genere la tutela della regolarità fiscale è garantita dalle fatture elettroniche.
Tutte i nuovi vincoli di pagamenti tracciati si applicano non solo per la deduzione dal reddito di impresa e di lavoro autonomo (Irpef e Ires), ma anche per la determinazione della base imponibile Irap.
Il disegno di legge di Bilancio introduce, infine, una modifica all’articolo 48-bis del Dpr 602/1973 che già oggi impone alla pubblica amministrazione, quando effettua pagamenti superiori a 5.000 euro, di verificare che il percettore non sia inadempiente agli obblighi derivanti da cartelle di importo superiore a tale soglia. Dall’anno 2026, questo obbligo di verifica di cartelle impagate sopra il limite di 5mila euro viene esteso a pagamenti effettuati a dipendenti per importi superiori a 2.500 euro.
LA SCHEDA
Oltre ai nuovi vincoli per la deducibilità dei rimborsi spese restano immutati i seguenti limiti quantitativi previsti dall’articolo 95 del Tuir.
Per vitto e alloggio
• Trasferte in Italia: deducibili sino al limite di euro 180,76 al giorno
• Trasferte all’estero: deducibili sino al limite di euro 258,23 al giorno.
Per “trasferte” si intendono solo quelle effettuate fuori dal territorio del comune ove è ubicata la sede di lavoro (per gli amministratori ove la sede di lavoro non risulti individuata all’atto della nomina, si farà riferimento al comune di residenza).
I rimborsi per trasferte all’interno del comune danno origine a reddito per i percipienti (da assoggettare a ritenuta) e sono pertanto deducibili come spesa per lavoro (ad esse si applica il limite del 75% previsto dall’art. 109).
Noleggio di auto e uso di auto del dipendente
Se il dipendente o il titolare dei rapporti co.co.co sia stato autorizzato ad utilizzare un autoveicolo di proprietà ovvero noleggiato al fine di essere utilizzato per una specifica trasferta, è consentito portare in deduzione dal reddito d’impresa un importo non superiore al costo di percorrenza o a quello risultante dall’applicazione delle tariffe di noleggio relative ad autoveicoli di potenza non superiore a 17 o 20 cavalli fiscali, se con motore diesel.
Ai fini della quantificazione dei costi di percorrenza si deve fare riferimento ai costi medi calcolati dall’Aci, ovvero nelle ipotesi di noleggio, alla media delle tariffe di noleggio.
Luca Gaiani - Il Sole 24 Ore