Con l’entrata in vigore del Decreto Legge n. 159 del 2025, pubblicato il 31 ottobre 2025, vengono ridefinite le regole relative all’obbligo di comunicare al Registro delle Imprese il domicilio digitale (PEC) da parte degli amministratori di società.
La norma modifica l’articolo 5, comma 1, del Decreto-Legge n. 179/2012, già aggiornato dall’articolo 1, comma 86, della Legge di Bilancio 2025 n. 207/2024, restringendo in modo significativo la platea dei soggetti obbligati.
Unioncamere ha predisposto e diffuso un documento con le prime indicazioni operative per supportare le imprese e gli operatori nella corretta applicazione della norma.
Chi è obbligato alla comunicazione del domicilio digitale
Secondo le nuove disposizioni, l’obbligo di comunicare un domicilio digitale personale al Registro delle Imprese non ricade più su tutti gli amministratori societari, ma soltanto su determinate figure apicali. In particolare, sono obbligati l’amministratore unico, l’amministratore delegato e, in assenza di quest’ultimo, il Presidente del Consiglio di Amministrazione.
L’adempimento riguarda le società di capitali, le società cooperative e le società consortili.
Restano esclusi dall’obbligo gli amministratori di società di persone e i titolari di altre cariche all’interno della società (ad esempio consiglieri, presidenti comitato direttivo, etc.).
L’obbligo della comunicazione ricade sull’impresa e si applica soltanto a uno dei tre soggetti individuati dalla norma.
Domicilio digitale: regole e limitazioni
Un aspetto importante precisato dalla norma riguarda l’univocità dell’indirizzo PEC. Il domicilio digitale dell’amministratore non può coincidere con quello dell’impresa di cui fa parte.
Ogni soggetto obbligato deve quindi possedere un indirizzo PEC personale e distinto da quello societario.
Scadenze per la comunicazione
Il termine ultimo per comunicare il domicilio digitale al Registro delle Imprese è fissato al 31 dicembre 2025per gli amministratori che risultano in carica al 31 ottobre 2025 (data di entrata in vigore del decreto).
Per le nuove nomine o conferme successive a tale data, la comunicazione deve avvenire contestualmente alla richiesta di iscrizione nel Registro delle Imprese.
Sanzioni per mancata comunicazione
Chi non adempie all’obbligo entro i termini previsti è soggetto alle sanzioni stabilite dall’articolo 16, comma 6-bis, del D.L. 185/2008, ovvero alla sanzione raddoppiata dell’articolo 2630 del Codice Civile, che può variare da 206 a 2.064 euro.
Costi, diritti e imposta di bollo
Se la comunicazione riguarda solo il domicilio digitale (senza modifiche a domicilio fisico o rappresentanza), non sono dovuti né diritti di segreteria né imposta di bollo.
Se la PEC viene comunicata in occasione di una nuova nomina o conferma, si applicano i diritti e i bolli ordinari previsti per l’iscrizione principale.
Le comunicazioni facoltative di altri soggetti societari (non obbligati) restano soggette al pagamento dei diritti e delle imposte.
Cosa succede in caso di omissione
Unioncamere precisa che, se una società presenta una domanda di iscrizione o di nomina/riconferma senza allegare la comunicazione del domicilio digitale di uno dei soggetti obbligati (amministratore unico, AD o presidente), l’ufficio sospenderà la pratica fino alla regolarizzazione.
Serena Pastore - Fiscalfocus