La sanzione POS si adegua ai nuovi modi di pagare. Con le modifiche inserite nel decreto Carburanti ter, il rifiuto di un pagamento elettronico potrà essere contestato non solo quando il cliente usa una carta fisica, ma anche quando paga tramite smartphone, smartwatch, app o wallet digitale. La novità interviene sull’articolo 15 del decreto-legge n. 179/2012, norma che disciplina l’obbligo, per commercianti, professionisti e prestatori di servizi, di accettare pagamenti diversi dal contante.
Il correttivo supera il riferimento tradizionale alla “carta di pagamento” e porta al centro della disciplina gli “strumenti di pagamento elettronico”. La differenza non è solo lessicale. Fino a oggi il presidio sanzionatorio era costruito soprattutto intorno al rifiuto di bancomat, carte di credito e prepagate, adesso invece, con la nuova formulazione, il perimetro si allarga alle modalità digitali oggi più diffuse, come appunto pagamenti contactless da telefono, dispositivi indossabili (la cosiddetta wearable tech), applicazioni di pagamento e strumenti di moneta elettronica.
Dal POS alla cassa digitale
L’obbligo di accettare pagamenti elettronici arriva come ben sappiamo da lontano. La disciplina è contenuta nell’articolo 15 del DL n. 179/2012 e riguarda i soggetti che effettuano attività di vendita di prodotti e prestazione di servizi, anche professionali.
La sanzione per il rifiuto del pagamento elettronico è diventata effettiva dal 30 giugno 2022. Da quella data, il mancato incasso tramite POS, in assenza di giustificazioni tecniche, può comportare l’applicazione della multa amministrativa. Il problema era il disallineamento tra norma e mercato, perché, quando la disciplina è stata costruita, il pagamento elettronico coincideva quasi sempre con l’uso materiale di una carta. Ma oggi non è più così.
Il cliente può pagare avvicinando il telefono al terminale, utilizzando un’app, un wallet digitale o uno smartwatch. In molti casi la carta fisica non compare mai, pur essendo l’operazione pienamente elettronica e tracciabile. Il decreto interviene proprio su questo punto e dice in sostanza che l’obbligo non deve dipendere dal supporto usato dal cliente, ma dalla natura del pagamento.
La sanzione resta quella già prevista: 30 euro, aumentati del 4% del valore della transazione rifiutata.
Cosa cambia per esercenti e professionisti
La questione di fondo è che ora va verificato che il sistema di incasso sia effettivamente idoneo ad accettare le forme di pagamento elettronico oggi utilizzate dalla clientela. La novità riguarda commercianti, artigiani, pubblici esercizi, strutture ricettive, studi professionali e, in generale, tutti i soggetti già tenuti ad accettare pagamenti elettronici.
In concreto, dovranno essere controllati terminali, app, contratti con i gestori dei servizi di pagamento e procedure interne. Un POS datato, non aggiornato o non abilitato ai pagamenti contactless può diventare un punto critico. Lo stesso vale per il personale che, per mancata formazione, rifiuta un pagamento da smartphone ritenendolo erroneamente non obbligatorio.
In tutto questo, il cliente non deve necessariamente esibire una carta fisica e quindi, se propone un pagamento mediante uno strumento elettronico ordinariamente accettabile dal sistema, il rifiuto ingiustificato può esporre alla sanzione.
Le ipotesi di impossibilità tecnica
La nuova regola non trasforma ogni mancato incasso digitale in una violazione automatica. Restano rilevanti le situazioni di oggettiva impossibilità tecnica, quali terminale non funzionante, assenza temporanea di connessione, disservizi del gestore, problemi documentabili della piattaforma di pagamento. In questi casi, bisognerà dimostrare che non c’è stato un rifiuto volontario, ma un impedimento reale.
Per questo è opportuno conservare traccia dei malfunzionamenti, come ticket di assistenza, comunicazioni del gestore POS, screenshot dell’errore, segnalazioni interne o annotazioni di servizio. La documentazione può diventare utilissima in caso di contestazione.
Diverso è il caso dell’esercente che accetta pagamenti con carta ma rifiuta, per scelta, pagamenti tramite wallet o app pur avendo un sistema tecnicamente compatibile. Con la nuova formulazione, questa condotta rischia di rientrare nel perimetro sanzionabile.
Se un cliente ad esempio chiede di pagare 100 euro con uno strumento elettronico e l’esercente rifiuta senza una ragione tecnica, la sanzione è pari a 34 euro: 30 euro fissi più il 4% del valore della transazione, quindi 4 euro. Per importi più elevati cresce la componente variabile. Su un pagamento rifiutato da 1.000 euro, la sanzione diventa 70 euro: 30 euro fissi più 40 euro di quota proporzionale.
L’importo può apparire contenuto, ma il rischio non è solo economico. Per attività con rapporti frequenti con il pubblico, contestazioni ripetute possono generare problemi reputazionali, reclami e verifiche più attente sulla gestione degli incassi.Il collegamento con registratori telematici e controlli. La modifica arriva in una fase in cui i pagamenti elettronici sono sempre più centrali nei controlli fiscali.
Cosa cambia
Per i commercialisti la novità deve entrare nelle check-list da mandare ai clienti che incassano dal pubblico:
- il primo controllo riguarda la dotazione tecnica. Bisogna verificare se il cliente dispone di un terminale funzionante, aggiornato e abilitato ai pagamenti contactless e digitali
- il secondo controllo riguarda i contratti con i prestatori di servizi di pagamento. Alcuni operatori potrebbero avere strumenti non compatibili con tutte le modalità più diffuse, e altri potrebbero dover aggiornare app, software o condizioni operative
- il terzo controllo riguarda le procedure interne. Nei negozi, nei bar, nei ristoranti, negli alberghi e negli studi con personale di segreteria, chi gestisce l’incasso deve sapere che il pagamento da smartphone o app non può essere rifiutato solo perché non avviene con carta fisica.Il quarto controllo riguarda la documentazione dei problemi tecnici. È utile suggerire ai clienti una procedura semplice: in caso di malfunzionamento, segnalare subito il problema al gestore, conservare prova del disservizio e annotare l’episodio
- infine, va verificato il coordinamento con registratori telematici e corrispettivi. L’incasso digitale deve trovare corretta rappresentazione nel documento commerciale e nei flussi trasmessi.
Questa riconciliazione è importante perché i dati trasmessi dagli intermediari confluiscono nelle informazioni a disposizione dell’Agenzia delle Entrate e possono essere utilizzati per controlli e riscontri con la dichiarazione del proprietario.
Miriam Carraretto - Fiscalfocus