Spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea hanno l’obbligo di pagamento tracciato se relative a trasferte di dipendenti dal 1° gennaio 2025. Diversamente scatta l’indeducibilità del costo in capo all’impresa datore di lavoro (anche ai fini Irap) e la tassazione per il dipendente in quanto considerata “retribuzione”. I movimenti in contanti riferiti ai rimborsi in questione saranno, perciò, penalizzati due volte. È quanto prevedono le nuove regole contenute nel comma 5 dell’articolo 51, in tema di tassazione del lavoro dipendente, e nel comma 3-bis dell’articolo 95 del Tuir, per le imprese, come modificati dalla manovra (comma 81, articolo 1, della legge 207/2024).
Trasferte e spese
Per i rimborsi di spese di trasporto l’obbligo di tracciabilità dovrebbe riguardare sia le trasferte al di fuori che quelle all’interno del Comune dove si trova la sede di lavoro (articolo 51, comma 5, Tuir). Per le spese di vitto e alloggio, invece, il nuovo obbligo di tracciabilità vale solo in caso di rimborso per trasferte del dipendente fuori dal territorio comunale sede di lavoro. Per le trasferte all’interno del Comune, non rientrando nel perimetro applicativo di cui all’articolo 95, comma 3, nulla dovrebbe cambiare: tassazione per il dipendente; deducibilità del costo al 75% per l’impresa (ex articolo 190 comma 5 del Tuir) anche se il pagamento è in contanti.
Sul piano oggettivo le spese che devono essere pagate dalle imprese con strumenti tracciabili sono quelle definite genericamente di vitto e alloggio, senza ulteriori precisazioni. Sembra dunque che l’obbligo interessi le citate prestazioni a prescindere dalla natura del soggetto che le eroga (struttura alberghiera e non). Rientrano nell’obbligo di tracciabilità, inoltre, quelle di trasporto riferibili ad autoservizi pubblici non di linea: tipicamente taxi e Ncc. Per converso, ad esempio, l’obbligo non riguarda l’acquisto di biglietti ferroviari, aerei e di autobus di linea.
Modalità di pagamento
La norma prevede l’obbligo di pagare tali spese con versamento bancario o postale ovvero mediante altri sistemi di pagamento previsti dall’articolo 23 del Dlgs 241/1997. Si tratta, quindi, delle carte di credito, di debito, bancomat, assegni bancari e circolari e strumenti elettronici di pagamento che consentano la tracciabilità del flusso (risoluzione 108/E/2014 e risposta 230/2020). La norma richiede solo che il versamento sia tracciato, il che non presuppone che questo debba avvenire con uno strumento di pagamento riferibile al “datore di lavoro”. Quindi, ad esempio, la spesa del taxi potrebbe essere stata sostenuta dal dipendente in trasferta con la propria carta di credito. Il datore di lavoro, semplicemente, dovrà poi acquisire l’evidenza dell’avvenuto pagamento tracciato per trattare correttamente il rimborso.
I soggetti coinvolti
Il perimetro soggettivo della norma presenta alcune criticità. Il riferimento del nuovo comma 3-bis dell’articolo 95 del Tuir è alle trasferte di “dipendenti”. Il dubbio è se le nuove regole si applichino anche ai “collaboratori coordinati e continuativi” e più in generale alle fattispecie disciplinate dalla lettera c-bis) dell’articolo 50 del Tuir (tra cui gli amministratori di società). Il nuovo comma 3-bis non cita espressamente tali figure, contrariamente a quanto si rileva dal precedente comma 3. Dall’altro lato, va però considerato che i co.co.co, per quanto non lavoratori subordinati nel senso giuridico del termine, scontano lo stesso regime fiscale previsto per i lavoratori dipendenti. Il dubbio, quindi, è del tutto legittimo.
Per i soci di società di persone, invece, nella circolare 6/E/2009 l’Agenzia aveva chiarito che tali figure non rientrano tra i co.co.co. e che «le spese sostenute dalla società per le trasferte effettuate dai soci possono, invece, essere portate in deduzione secondo il generale principio di inerenza che sottende alla determinazione del reddito di impresa». Ne dovrebbe quindi conseguire che in tali casi le spese in questione sono da ritenersi escluse dal nuovo obbligo di tracciabilità e restare deducibili nei limiti previsti dal comma 5 dell’articolo 109 del Tuir (75% delle spese per prestazioni alberghiere/somministrazione di alimenti). Lo stesso si ritiene debba valere anche per le spese sostenute dal titolare dell’impresa individuale.
GLI ESEMPI
Dipendente di Srl
Per una trasferta fuori Comune una Srl deve rimborsare le seguenti spese anticipate dal dipendente:
- fattura di pernottamento/prima colazione 110 € pagata con carta di credito del dipendente;
- fattura per pranzo 32 € pagata con carta di credito del dipendente;
- biglietto treno di andata e ritorno 70 € pagato in contanti.
Tutte le spese rimborsate sono deducibili in capo all’impresa e non tassate in busta paga del dipendente: il biglietto del treno (trasporto pubblico di linea) non rientra infatti nel nuovo obbligo di tracciabilità.
Dipendente di Snc
Il dipendente di una Snc artigiana va in trasferta fuori Comune e sostiene queste spese:
- fattura di pernottamento/prima colazione 98 € pagata con carta di credito della società;
- indennità km per utilizzo della propria autovettura 90 € (come da tabella Aci) pagata dall’impresa con bonifico;
- altre spese non documentate (parcheggio, telefono) rimborsate dal datore per 15,49 €.
Le spese sono deducibili dall’impresa e non tassate in busta paga: infatti quelle non documentate rispettano il limite ex articolo 51 comma 5, e non hanno obbligo di tracciabilità.
Dipendente di Spa
Per una trasferta fuori Comune il dipendente di una Spa sostiene queste spese:
- fattura di pernottamento/prima colazione 120 € pagata con carta di credito personale;
- fattura per pranzo 45 € pagata in contanti;
- biglietto aereo, di andata e ritorno, 300 € pagato in contanti.
La società rimborsa le spese e potrà dedurre (e non tassare al dipendente) quelle riferite al pernottamento (tracciato) e al biglietto aereo (non tracciato in quanto trasporto di linea). Indeducibile (e tassabile per il dipendente) il rimborso del pranzo, in quanto sostenuto in contanti.
Mario Cerofolini, Lorenzo Pegorin e Gian Paolo Ranocchi - Il Sole 24Ore